SMS Intermediair voegt met OTYS waarde toe aan de candidate journey
Recruitmentsoftware zoals het Applicant Tracking System (ATS) van OTYS, automatiseert bepaalde onderdelen van het recruitmentproces. Recruiters kunnen hierdoor sneller en efficiënter hun werk doen. Met als resultaat dat zij meer tijd aan opdrachtgevers en kandidaten kunnen besteden. Maar hoe kan een recruiter dit contact ondanks de digitalisering persoonlijk houden? En hoe kan een marketingtool zoals ActiveCampaign hierbij helpen? Deze vragen houden Karlijn van der Noll van SMS Intermediair bezig.
Als recruitment marketeer en senior consultant bij deze recruitmentspecialist in de creatieve sector, voegt Karlijn van der Noll graag waarde toe aan de candidate journey. Ze werkt nauw samen met consultants van OTYS en XA Flow om deze ambitie waar te maken.
Sterk informeel netwerk
SMS Intermediair werkt landelijk vanuit vestigingen in Amsterdam en Eindhoven. Het recruitmentbureau verbindt specialisten in marketing, communicatie, design, sales, packaging en print met opdrachtgevers. Deze werkgevers kunnen bij SMS Intermediair terecht voor uiteenlopende personeelsdiensten zoals detachering, het inlenen van uitzendkrachten en de werving en selectie van vaste medewerkers.
Volgens Van der Noll kan automatisering meer tijd voor persoonlijk contact faciliteren. “Onze contacten met klanten en kandidaten zijn persoonlijk en duurzaam. We hebben een sterk informeel netwerk waar we al 30 jaar aan bouwen. OTYS helpt ons om de data binnen dit netwerk te structureren. In het ATS van OTYS kunnen we de gegevens van opdrachtgevers, vacatures en kandidaten gestructureerd opslaan en verwerken. Dit levert ons meer efficiëntie, overzicht en tijd op. En die tijd hebben we hard nodig om iedereen in ons netwerk voldoende persoonlijke aandacht te geven.”
OTYS helpt ons bij het structureren van de gegevens binnen dit netwerk. In OTYS' ATS kunnen we de gegevens van klanten, vacatures en kandidaten op een gestructureerde manier opslaan en verwerken. Dit geeft ons meer efficiëntie, overzicht en tijd. En we hebben die tijd echt nodig om iedereen in ons netwerk voldoende persoonlijke aandacht te geven.
Partnership
Van der Noll is blij met de efficiëntie en tijdwinst die het ATS van OTYS oplevert. Maar haar ambitie gaat een stap verder. Ze wil automatisering ook inzetten om de digitale interactie met kandidaten persoonlijker te maken. “Ik wil waarde toevoegen aan de candidate journey. Ook wanneer die journey niet direct tot een plaatsing leidt.
Elke kandidaat moet regelmatig op de persoon toegesneden informatie van ons krijgen – weten dat hij of zij een beroep op ons kan doen. Met die gepersonaliseerde content geven wij invulling aan onze missie om de kandidaat aan een volgende stap in zijn of haar loopbaan te helpen. Ook na een afwijzing. Op die manier communiceren we dat we een partner voor onze kandidaten willen zijn. Met dat partnership creëren we de merkbeleving die we nastreven.”
Ambitie waarmaken
Samen met OTYS keek Van der Noll naar aan aantal partners om haar ambitie te realiseren. Het platform van partner XA Flow bleek uitermate geschikt om de verschillende fases van de candidate journey te verbinden aan een marketing automation tool als Active Campaign. Fase 1 van Van der Noll’s ambitie, is het sturen van gepersonaliseerde content naar kandidaten uit OTYS op verschillende momenten in hun klantreis.
Voor de communicatie tussen de database van OTYS en ActiveCampaign, maakt SMS Intermediair gebruik van XA Flow. Met deze oplossing kunnen verschillende softwareprogramma’s aan elkaar worden gekoppeld door middel van API keys, zodat die applicaties met elkaar kunnen samenwerken. Van der Noll: “Simpel gezegd zorgt XA Flow ervoor dat het ATS van OTYS en ActiveCampaign met elkaar kunnen praten.”
ActiveCampaign verzamelt data over de reacties van de kandidaten op de berichten die deze applicatie naar hen stuurt. “Met die gegevens zouden we bijvoorbeeld ook de data in OTYS weer kunnen verrijken. Dit is iets dat we voor een mogelijke fase 2 van dit project bewaren”, zo licht Van der Noll toe.
Single source of truth
Contact tussen recruiters en kandidaten vindt vooral plaats via social media. Professionals die zelf solliciteren, komen vaak via een job board in contact met SMS Intermediair.
Van der Noll: “De huidige krappe arbeidsmarkt draait om snelheid. We moeten daarom onze traditionele communicatiemiddelen zoals e-mail flexibel aanvullen met bijvoorbeeld social media. De koppeling die OTYS realiseerde met Joboti, helpt ons daar enorm bij.” Met deze applicatie kan SMS Intermediair vanuit OTYS via WhatsApp 24/7 met kandidaten communiceren. “De grootste uitdaging is om alle communicatiekanalen met elkaar te verbinden, zodat je per fase in de candidate journey gebruik maakt van het beste kanaal. En wel op zo’n manier dat OTYS altijd je ‘single source of truth’ blijft”, legt Van der Noll uit.
De software is gebruiksvriendelijk en overzichtelijk en kan gemakkelijk modulair worden uitgebreid. Als je als bedrijf groeit, kun je ook groeien in het gebruik van bepaalde modules van OTYS. Op die manier word je niet 'lastiggevallen' door allerlei functionaliteiten die je niet nodig hebt.
Teamwork makes the dream work
SMS Intermediair werkt al sinds 2011 samen met OTYS. Kort na de start van die samenwerking trad Van der Noll bij SMS Intermediair in dienst. De voormalige recruiter heeft als key user de verdere implementatie én optimalisatie van de recruitmentsoftware van OTYS bij SMS Intermediair hierdoor van stap tot stap kunnen begeleiden en ervaren. “Die software is gebruiksvriendelijk en overzichtelijk en kan eenvoudig modulair worden opgeschaald. Als je als bedrijf groeit, kun je ook in je gebruik van bepaalde modules van OTYS groeien. Hierbij heb je geen ‘last’ van allerlei functionaliteiten zolang je die niet nodig hebt”, zo evalueert ze haar ervaring met OTYS.
Ook op persoonlijk vlak is Van der Noll positief over de samenwerking met OTYS. “Bas van Rij van OTYS luistert goed en haalt niet alleen het maximale resultaat uit onze mogelijkheden, maar ook uit onze beperkingen. Hij bracht ons op het spoor van XA Flow en Joboti. De teams van XA Flow en Joboti verdienen eveneens een compliment, want die samenwerking verloopt super. Doordat je werkt met partners die OTYS zélf heeft geselecteerd, hebben zij aan een half woord genoeg. Zij kennen de software van OTYS door en door”, aldus Van der Noll. Ze onderstreept met deze woorden dat een succesvolle implementatie van recruitmentsoftware teamwork vereist.
Mocht je net als SMS Intermediair jouw gehele proces willen stroomlijnen, een professionaliseringsslag willen maken, of wil je simpelweg kijken waar er optimalisatie mogelijk is? Schroom dan niet om contact met ons op te nemen om een vrijblijvend gesprek te starten met ons Customer Succes Team. Je kunt dit doen door dit formulier in te vullen of een e-mail te sturen naar customersales@otys.nl.
