Dankzij OTYS heeft 24/7 drive meer tijd voor een goede match
“We zijn geen cv-schuivers, maar matchmakers. Omdat de software van OTYS het administratieve deel van ons werk gemakkelijker maakt, hebben we meer tijd om goede matches te maken.” Dat zegt Sven Isenbaert, directeur-eigenaar van de Belgische tak van 24/7 drive, hét uitzendbureau voor vrachtwagenchauffeurs en logistieke medewerkers
24/7 drive heeft vestigingen in Nederland, België, Duitsland, Polen, Litouwen, Roemenië en Bulgarije. Daar helpen honderd kantoormedewerkers zo’n tweeduizend chauffeurs met een rijbewijs C/CE aan een tijdelijke uitzendbaan met vaak een optie voor een vast contract. Het werven, selecteren en uitzenden van chauffeurs brengt veel administratie rompslomp met zich mee. Neem alleen al de geldigheid van het rijbewijs en de Code 95-certificering die tijdig moeten worden verlengd. Deze gegevens worden door 24/7 drive bij de werving en selectie van de chauffeurs direct ingevoerd in het Applicant Tracking System (ATS) van OTYS. Moet een chauffeur voor hercertificering naar een opleiding of cursus? Dan maakt het ATS hiervan tijdig een melding. Met als voordeel voor de klant en de chauffeur dat 24/7 drive die nascholing ook zelf kan organiseren.
Ons oude ATS was meer een CRM-systeem zonder koppelingen naar wervingsfunctionaliteiten. Dat systeem kon niet bijhouden en onze uitbreiding faciliteren; het bereikte echt zijn grenzen. Het ATS van OTYS bood de beste prijs-kwaliteitoplossing hiervoor.
Van CRM naar ATS
Vanaf 1 september 2022 is 24/7 drive de nieuwe naam van 24/7 Chauffeursdiensten en 1ToDrive, één krachtige naam voor twee labels. Het eerstgenoemde bedrijf werd in 2006 in Nederland opgericht door Mark Ooiman en Adrew Zwaarts. 1ToDrive richt zich op de recruitment van chauffeurs buiten Nederland en vormt daarmee de buitenlandse tak van 24/7 drive.
Sven Isenbaert nam de uitbreiding in België voor zijn rekening en zette daar ondertussen zes vestigingen op. “Onze oude ATS was meer een CRM-systeem zonder koppelingen met recruitmentfuncties. Dat systeem kon onze uitbreiding niet bijbenen en faciliteren, het liep echt tegen zijn grenzen aan. Veel administratieve handelingen moesten handmatig worden uitgevoerd”, aldus Isenbaert. Na marktonderzoek kwam de uitzender tot de conclusie dat het ATS van OTYS hiervoor de oplossing met de beste prijs-kwaliteitverhouding biedt.
Snel en efficiënt werken
Nathalie Neskens, operationeel manager van 24/7 drive België en key user van de OTYS-software, bevestigt dat haar collega’s op kantoor met behulp van de software inderdaad sneller en efficiënter kunnen werken. Nathalie: “Dat begint al bij het contact met een kandidaat. Het interactieformulier van OTYS werkt heel gebruiksvriendelijk. De structuur van het formulier helpt je om de kandidaat doelgericht uit te vragen, terwijl je tijdens een telefoongesprek gemakkelijk kunt switchen tussen de tabbladen. Ondertussen houdt het systeem alle ingevoerde informatie goed vast. De workflows helpen om overzicht te houden op alle uit te voeren taken in het proces van werving, selectie en uitzending en die taken ook tijdig op te volgen.”
En als een medewerker niet weet hoe een bepaalde functie van het ATS werkt, dan biedt de databank met OTYS-filmpjes in YouTube ‘just in time’ de benodigde werkinstructie.
Altijd bereikbaar dankzij Joboti
Zonder transport staat alles stil. Chauffeurs zijn 24 uur per dag nodig. Daarom moet 24/7 drive ook buiten kantooruren bereikbaar zijn. Dat mag je ook verwachten van een bedrijf met deze naam. Daarom werkt OTYS samen met Joboti, een softwareleverancier die slimme recruitment chatbots bouwt. Joboti zorgt ervoor dat kandidaten op elk moment van de dag of nacht bij 24/7 drive kunnen solliciteren op een acute vacature en antwoorden op hun vragen krijgen.
Joboti zorgt ervoor dat de communicatie tussen 24/7 drive en de kandidaten via WhatsApp verloopt en in het ATS van OTYS wordt vastgelegd. “Die communicatie per WhatsApp is voor chauffeurs ideaal. Zij hebben hun telefoon altijd bij de hand en tussen het rijden door hebben ze voldoende pauzes om hun sociale media bij te houden”, aldus Isenbaert.
Communicatie via WhatsApp ideaal is voor chauffeurs. Ze hebben altijd hun telefoons bij de hand en tussen het rijden door hebben ze voldoende pauzes om hun sociale media bij te houden.
Integratie tussen frontoffice en backoffice
In elke stap van het recruitmentproces moeten de benodigde data van kandidaten en opdrachtgevers actueel, volledig en consistent zijn. Alleen dan kan een flexbedrijf zoals een recruiter, uitzender of detacheerder betrouwbaar functioneren en goed werk afleveren.
Het ATS van OTYS voorziet frontoffice in deze behoefte. Maar zoals zoveel flexbedrijven gebruikt 24/7 drive specifieke applicaties voor de backoffice werkprocessen. Om een dubbele invoer en administratie van gegevens te voorkomen, zorgt Solid Online voor de koppeling tussen het ATS van OTYS en de applicatie die 24/7 drive voor contractbeheer gebruikt.
Evenals Joboti is ook Solid Online een vaste samenwerkingspartner van OTYS. Deze samenwerking kwam ook van pas toen 24/7 drive de gegevens van het oude CRM-systeem moest migreren naar het nieuwe ATS van OTYS. De oplossing van Solid Online maakte een soepele migratie mogelijk.
Solid Online zorgt er ook voor dat bij alle kandidaten in het ATS wekelijks wordt gecheckt of hun rijbewijs, diploma’s en certificaten nog geldig zijn. Isenbaert: “de zeven landen waarin wij actief zijn, hebben elk hun eigen wetten en regels rond wegtransport. Hierdoor verschillen de eisen aan chauffeurs zo ongeveer per land. Daarom is deze check voor ons zonder automatisering niet uitvoerbaar.”
Tevreden over samenwerking
Isenbaert en Neskens zijn niet alleen tevreden over de oplossingen van OTYS, maar ook over hun samenwerking met de mensen van deze leverancier van recruitmentsoftware. Volgens Isenbaert zijn het “toppers die snel reageren en proactief meedenken.” Neskens vult aan dat ook de helpdesk van OTYS goed functioneert en zeer behulpzaam is.
Mocht je net als 24/7 Drive jouw gehele proces willen stroomlijnen, een professionaliseringsslag willen maken, of wil je simpelweg kijken waar er optimalisatie mogelijk is binnen jouw proces? Schroom dan niet om contact met ons op te nemen om een vrijblijvend gesprek te starten met ons Customer Succes Team.
