Hoe geeft u de afwijzingsmail een positief effect?
Door: M. Ingen 15-3-2017
:Vakkennis,
Een van de meest voorkomende standaardmails in recruitmentland is de afwijzingsmail. Hoe brengt u het slechte nieuws onder woorden dat iemand z’n felbegeerde baan niet gaat bemachtigen? Want ga er altijd van uit dat de sollicitant die baan bij uw organisatie echt heel graag in de wacht wilde slepen, en ga er dus van uit dat uw afwijzingsmail sowieso voor teleurstelling zal zorgen.
Teleurstelling heeft de eigenschap om niet het beste in mensen boven te halen, zeker niet als het de zoveelste teleurstelling op rij is. De kans is daarom groot dat uw afwijzingsmail resulteert in vragen, gemopper of zelfs een klacht van de afgewezen kandidaat. Soms wordt er vergeten dat sollicitanten ook (potentiële) klanten zijn grote invloed kunnen hebben op de employer brand. Of wellicht zijn ze wél geschikt voor een andere functie binnen het bedrijf. Uw wilt dus voorkomen dat ze negatief over het bedrijf denken. Dit kan opgelost worden door de afwijzingsmail persoonlijk te schrijven.
Slimme tips voor een persoonlijke benadering
In recruitmentland is het haast onmogelijk om de vele sollicitaties stuk voor stuk, van a tot z, op maat te schrijven. VoorTekst heeft hier wat slimme tips voor bedacht:
- Schrijf altijd in de ik-vorm.
Dus niet ‘We hebben je sollicitatie bekeken’, maar ‘Ik heb je sollicitatie bekeken’.
- Schrijf onderscheidend.
Verval niet in clichés als ‘we houden je cv in onze portefeuille’ als u het cv daadwerkelijk opslaat in de database op een manier dat u ’m ook kunt terugvinden. Zorg dat u het anders verwoordt en zo de illusie wekt dat het geen standaardafwijzing is. Denk aan een zin als: ‘Toch heb je niet voor niets gesolliciteerd, ik bewaar je cv zodat ik contact met je kan opnemen zodra er wel een passende vacature beschikbaar is binnen onze organisatie.’
- Wind er geen doekjes om.
Slecht nieuws blijft slecht nieuws, dus wees (liefst al in de onderwerpregel) duidelijk en geef geen valse hoop.
- Zorg dat standaardmails aansluiten bij de arbeidsmarktcommunicatie van de site.
Dus gebruik niet opeens ‘u’ terwijl je in de vacaturetekst nog ‘je / jij / jou’ schreef en kies niet voor een formele schrijfstijl als de toon op de website heel informeel is.
Denk aan de employer brand
De dagen na het verzenden van z’n sollicitatie zijn altijd spannend voor een sollicitant. Met een hoopvolle blik in zijn ogen opent hij zijn mail wanneer de reactie op de sollicitatie in de mailbox komt, voor de vacature die hij zo graag wil bemachtigen.
De meeste afwijzingen zullen er zo uitzien:
Hartelijk dank voor uw sollicitatiebrief. Tot onze spijt moeten we u meedelen dat u niet in aanmerking komt voor de betreffende functie. Wij stellen de belangstelling die u voor ons bedrijf heeft getoond zeer op prijs en wensen u veel succes met uw oriëntatie op een nieuwe werkkring.
De kandidaat weet niet waarom hij is afgewezen en zal waarschijnlijk het gevoel krijgen dat al zijn moeite in één beweging van de sollicitatiestapel is geveegd. Om de kandidaat de indruk te geven dat hij niet voor niets heeft gesolliciteerd, zal de volgende afwijzing op meer sympathie kunnen rekenen:
Veel liever had ik je leuker nieuws gebracht, maar ik moet je helaas teleurstellen: hoe indrukwekkend je achtergrond ook, ik zie net onvoldoende raakvlakken met de vacature waarop je reageert. Ik heb nog gekeken naar onze andere vacatures, maar op dit moment zie ik echt geen mogelijkheden binnen onze club. Ik wens je veel succes naar het vinden van jouw droombaan.
Het kiezen van de juiste woorden kan een behoorlijke uitdaging zijn, omdat u op een persoonlijke manier tot misschien wel tientallen personen wilt bereiken. Het kiezen van een persoonlijke benadering kan echter wel de visie van de sollicitant over het bedrijf positief veranderen. Nicol Tadema (VoorTekst): “Bij elk woord dat ik op mijn beeldscherm laat verschijnen, wil ik dat de ontvanger denkt dat de mail speciaal voor hem of haar is geschreven. Terwijl ik weet dat diezelfde mail aan nog eens tig mensen wordt verzonden, in exact dezelfde vorm.”
Hulp bij het opstellen van een leuke afwijzingsmail?
Kan uw afwijzingsmail wel wat positieve vibe gebruiken, maar weet u niet goed hoe dit moet? Neem dan eens contact op met VoorTekst om ideeën uit te wisselen!