Thuiswerken, voor de een klinkt het misschien fantastisch, voor de ander is het een ramp. Maar hoe zorg je er nou voor dat dit thuiswerken een beetje flexibel verloopt? Dat je toch evenveel doet als op kantoor en dat je er niet opeens achter komt dat je eigenlijk helemaal niet bij je dagelijks gebruikte bestanden en systemen kan komen? In deze blogreeks geven wij jou tips om je dagen thuis toch productief te werk te kunnen gaan.
First things first
Het is handig om voor jezelf te bepalen wat je die dag wil doen, hoeveel tijd je er ongeveer aan kwijt gaat zijn en hoe lang je tussendoor pauze hebt. Door een duidelijk schema te maken voorkom je dat je aan het eind van de dag in tijdnood komt en veel minder hebt gedaan dan eigenlijk de bedoeling was. Ook structuur is hierbij belangrijk. Sta elke dag om dezelfde tijd op en stop ook op het moment dat je normaal gesproken naar huis gaat.
Creëer een comfortabele werkplek. Op de bank zitten klinkt misschien aantrekkelijk, maar niet echt goed voor je productiviteit. Zorg er voor dat je op een plek zit waar je je goed kunt concentreren.
Maar hoe werk je nou écht thuis?
Het is belangrijk dat je altijd op een veilige manier bij de benodigde bedrijfsgegevens en applicaties kunt komen. Om dit voor elkaar te krijgen is het belangrijk om te werken met de cloud. Op deze manier kun je blijven werken volgens de manier die je gewend bent. De cloud wordt vaak gebruikt als synoniem voor het internet en betekent eigenlijk dat je je data online beheerst. De meest bekende voorbeelden waarmee je data kunt opslaan in de cloud zijn bijvoorbeeld Google Drive en Dropbox. Er zijn heel veel verschillende bedrijven die clouddiensten aanbieden, ook wel Software-as-a-Service genoemd.
Voordelen werken via de cloud
- Je bent niet langer meer afhankelijk van een bepaalde locatie of een bepaald apparaat, je hebt altijd toegang tot je data. Met een internetverbinding kun je altijd en overal aan de slag.
- Vaak zit er een abonnement aan verbonden waarbij je alleen betaald voor wat je gebruikt.
- Je hebt zelf geen omkijken naar onderhoud. De leverancier zorgt voor de installatie en het onderhoud, technische kennis is dus niet nodig.
- Je kunt je (online) werkplek helemaal naar jouw voorkeuren aanpassen. De meeste cloud werkplekken kun je op je eigen manier invullen, aanpassen en uitbreiden. Dit zorgt uiteindelijk voor een hoge effectiviteit
Belangrijk om op te letten
- Het is belangrijk dat je wel rekening blijft houden met de regels van de AVG, hier moet je altijd aan voldoen.
- Maak duidelijke afspraken met jouw leverancier over waar de gegevens bewaard worden en wie hier toegang tot hebben. Je wil niet dat andere mensen hier makkelijk bij kunnen.
- Zorg voor een stabiele internetverbinding, anders is werken via de cloud niet mogelijk.
OTYS en de cloud
OTYS biedt mooie cloud oplossingen, waardoor thuiswerken niet enkel thuiszitten is. Via OTYS Go! heb je namelijk altijd toegang tot je agenda, mail, CRM, CMS, maar wellicht het interessantst: alle informatie wordt opgeslagen in een dossier. Losse notities aan je beeldscherm zijn verleden tijd. Oude fysieke dossiers met stapels papierwerk zijn niet meer nodig. Elk mailtje wordt opgeslagen in een dossier, elk belletje kan met een notitie worden toegevoegd en alle documenten zijn allemaal op één centrale plek opgeslagen.
Dossiers zijn verweven in de gehele structuur van OTYS. Zo klik je vanuit de mail heel makkelijk naar het dossier om al het mailverkeer met de desbetreffende kandidaat te zien. Vanuit een vacature kan je gemakkelijk naar het dossier waar al het contact staat opgeslagen, dat te maken heeft met deze vacature. Ook in je CRM wordt er zowel op relatieniveau als contactpersoonniveau alles opgeslagen. Een dossier waar alle collega’s gemakkelijk bij kunnen, waar je notities voor elkaar kan achterlaten en waar je dus gemakkelijk je werk kan voortzetten.
Wil je meteen zien hoe én waarom OTYS en de cloud werkt? Vraag dan een demo aan of stel een vrijblijvende vraag!
