Binnen een bedrijfsproces worden gegevens van klanten, contactpersonen, vacatures, kandidaten en plaatsingen doorgaans verzameld en beheerd in een specifiek systeem, bijvoorbeeld een recruitment systeem. Dezelfde gegevens zijn echter ook binnen andere systemen nodig. Denk hierbij aan back-office systemen, plannings- en tijdsregistratiesystemen en financiële software. Het is belangrijk dat relevante gegevens op het juiste moment uitgewisseld worden tussen de verschillende systemen, zodat de beschikbare data altijd actueel en correct blijft. Zonder koppeling tussen de systemen moeten gegevens handmatig worden overgetypt of via Excel lijsten worden uitgewisseld. Een tijdrovend en foutgevoelig proces. Hoe kan dit makkelijker gedaan worden?
Werken met één systeem
Als er met één systeem gewerkt wordt hoeven er uiteraard geen gegevens overgezet te worden. Bovendien zijn de IT kosten doorgaans lager. Daar staat tegenover dat de functionaliteit meestal beknopter en van mindere kwaliteit is, omdat een all-in-one pakket vaak niet op alle onderwerpen gespecialiseerd is. Daarnaast is de ontwikkeltijd voor nieuwe functionaliteit langer en is het lastiger om (gedeeltelijk) over te stappen naar een ander pakket.
Best-of-breed
Is er behoefte aan gespecialiseerde functionaliteiten, dan zijn er al snel verschillende systemen nodig. Steeds meer bedrijven kiezen voor deze zogeheten best-of-breed strategie. Voor de verschillende processen binnen de organisatie wordt dan de best geschikte software gebruikt. Zoals een uitzendorganisatie die voor haar recruitment proces een ATS systeem gebruikt, voor de administratie een back-office en daarnaast een financieel systeem heeft om te verlonen en factureren.
Ieder softwarepakket zijn eigen indeling
Gegevens moeten in elk afzonderlijk systeem beheerd en bijgehouden worden. Ieder softwarepakket heeft zijn eigen indeling en over het algemeen sluiten de systemen niet direct op elkaar aan. Met als gevolg dat de gegevens handmatig worden overgetypt of via Excel bestanden worden uitgewisseld.
Maatwerkkoppeling
Om dit op te lossen kan een maatwerkkoppeling gebouwd worden, geheel toegepast op de huidige bedrijfsvoering en specifieke wensen van het bedrijf. De koppeling kan zo uitgebreid of beknopt zijn als nodig. Dit is vaak een dure oplossing, omdat per systeem een aparte koppeling moet worden gebouwd. De koppeling veroudert na verloop van tijd, doordat systemen zich vernieuwen en wensen omtrent de koppeling wijzigen. Een maatwerkkoppeling is in de meeste gevallen niet flexibel aan te passen. De benodigde wijzigingen en het onderhoud resulteren in onverwachte kosten en gaan vaak gemoeid met een lange doorlooptijd.
Tussenlaag
Dé innovatie op dit gebied is het koppelen van systemen door middel van een flexibel koppelplatform. Deze ligt om de eigen bedrijfssoftware heen. Via deze tussenlaag kan er naar elk gewenst ander systeem gekoppeld worden en is de data van het ene systeem automatisch ook in het andere systeem beschikbaar, zonder handmatige acties. Een flexibel koppelplatform is weliswaar een extra softwarepartij, maar ontzorgt in het opzetten en onderhouden van de koppeling. Deze partij neemt de verantwoordelijkheid voor de koppeling. Dit voorkomt discussie over problemen als de koppeling niet goed werkt.
Altijd up-to-date
Met een tussenlaag wordt het voor bedrijven heel makkelijk om de best-of-breed software te kiezen. De eigen bedrijfssoftware kan nu eenvoudig gekoppeld worden aan nieuwe systemen doordat de koppeling direct gelegd wordt via de tussenlaag. Zijn er wijzigingen binnen een systeem? De tussenlaag zorgt ervoor dat de koppeling up-to-date blijft. Koppelingen kunnen worden gemaakt via API, web-service, sFTP en email met verschillende authenticatie methoden. Data wordt geautomatiseerd uitgewisseld tussen systemen, op het moment dat dit voor de bedrijfsvoering benodigd is. De status van de gegevensoverdracht is zichtbaar in het bronsysteem. Het koppelplatform is niet zichtbaar voor de eindgebruiker. Koppelplatforms voldoen uiteraard aan de AVG-richtlijnen.
Door gebruik te maken van een flexibel koppelplatform dat automatisch gegevens uitwisselt tussen uw systemen kunt u zich richten op de dingen die er echt toe doen. Uw tijd en energie steken in het belangrijkste: het verbinden van mensen en bedrijven!
Met een tussenlaag behoort het handmatig overzetten van gegevens tot het verleden. Gaat uw bedrijf ook voor deze flexibele, snelle, kostenbesparende oplossing in softwaregebruik? Bezoek onze website https://connectyourflex.com/ voor meer informatie. Interesse in een koppeling tussen uw OTYS omgeving en een ander systeem? Neem contact op met uw OTYS accountmanager.
