Let's get in touch

Let's get in touch

Blog, Software

Recept: Werkgeversverklaring met de OTYS Documentenmanager in 7 makkelijke stappen

  • 724 bekeken
  • 28-1-2021 14:16
Geschreven door
Marjan Snijer

Als je informatie over je kandidaat of vacature in OTYS hebt staan, is het zonde om die weer over te typen in een mail of document. Met de documentmanager voeg je de gegevens automatisch in! 

Een voorbeeld, ge├»nspireerd op de actualiteit: hoe zou je een Werkgeversverklaring Avondklok kunnen maken? 
 

Ingredi├źnten:
- Vaste teksten
- Opmaak 
- Afbeeldingen
- Gegevens uit OTYS
- Gegevens die niet beschikbaar zijn in OTYS 
 

Bereiding: 

1. De opmaak en afbeeldingen 'lenen' we uit Word. Er is veel mogelijk in de documentmanager, maar een 'echt' office pakket kent natuurlijk nog meer mogelijkheden voor opmaak. In Word zetten we de tabellen klaar (zonder zichtbare randjes), met daarin ook alvast de blauwe tekst en de afbeeldingen. 

2. In de documentmanager maken we een nieuw snippet aan. Daarin plakken we de inhoud van het Word bestand.* 

3. In het snippet voegen we 'samenvoeg velden' toe - die halen straks automatisch de gegevens van de kandidaat op. Denk aan naam, geboortedatum etc. 

4. In het snippet voegen we ook 'vragenvelden' toe. Die gebruiken we om de informatie aan te vullen die we niet rechtstreeks uit OTYS kunnen halen. Als je straks een document aan maakt, zal er eerst een scherm met de vragen tonen. De antwoorden worden dan weggeschreven in je document. 

5. Snippet klaar? Zorg dat deze ook een handige naam en evt een categorie heeft, zodat je je snippet zo makkelijk terug kunt vinden. 

6. Maak nu een nieuw document. Zet daar je snippet in. 

7. Zet de instellingen van je document goed; logische naam, vinkje 'globaal' zodat alle collega's het document zien. Bepaal of het een Word- of Pdf document moet worden. 

Je Werkgeversverklaring is nu klaar voor gebruik! Gebruik je document bijvoorbeeld vanuit het dossier van een kandidaat; onder de knop 'nieuw' vind je daar 'standaard document'. Hier vind je nu ook je Wergeversverklaring terug. 

Meer weten over werken met de documenten module? De handleiding vind je hier. Op pagina 9 lees je hoe je met de samenvoegvelden en vragenvelden werkt.

*Wil je de Werkgeversverklaring Avondklok namaken? Hier vind je alvast ons opzetje in Word. 

Ons nieuwsBlijf op de hoogte

Schrijf u dan in voor onze OTYS Update. U ontvangt dan regelmatig een e-mail met het laatste recruitment nieuws, product releases en tips & tricks.

Houd me op de hoogte

0
Hi there!Heb je 1 minuut?

Welkom op onze vernieuwde website! We zijn benieuwd wat jij er van vindt. Geef snel je rating.

Alvast bedankt!

Geef je rating