Succesvolle jobboards...kijken verder

Kandidaten benaderen en opvolgen is een vak apart. Voor veel klanten voldoet de toegang tot de cv-database waarna men zelf aan de slag gaat uitstekend, maar er zijn ook klanten die geen tijd hebben om te zoeken of die dat werk liever uitbesteden. Daarom is VNU Media in mei 2010 CV Service gestart, een nieuwe dienstverlening die voorziet in de behoefte van bedrijven om het zoekwerk uit handen te geven. Om deze nieuwe dienst aan te kunnen bieden is VNU Media een samenwerking met OTYS Recruiting Technology aangegaan. VNU Media heeft een eigen serviceteam dat bestaat uit meerdere gespecialiseerde recruiters. Zij bepalen de zoekstrategie, stellen een longlist op van passende kandidaten uit alle cv-databases van VNU Media, benaderen deze kandidaten, verrijken de cv’s met relevante informatie - zoals salarisniveau - en sturen dit samen met het sollicitatierapport naar het bedrijf. Vervolgens zorgen ze voor het leggen van het eerste contact met de kandidaten om ze uit te nodigen om te solliciteren op de betreffende functie. De relaties bepalen zelf met wie ze verder in zee willen gaan en vervolgens verloopt het contact met de sollicitanten via de klant zelf. Een veelvoud van grote en kleine klanten uit allerlei verschillende sectoren maken inmiddels met succes gebruik van deze dienst. De dienst CV service bespaart de klanten van VNU Media een hoop tijd in het wervingsproces en zorgt er voor dat ze zich volledig kunnen focussen op het selecteren van passende en beschikbare kandidaten.

CV Service is verantwoordelijk voor het benaderen van kandidaten, maar het opvolgen is minstens zo belangrijk. Dit houdt onder andere in dat duidelijk is in welke fase een kandidaat is aanbeland: is hij al meerdere keren benaderd of heeft hij al eens eerder gesolliciteerd? Dit traject moet in korte tijd efficiënt en effectief gemanaged worden. Om het werkproces van CV Service te automatiseren en in goede banen te leiden, is VNU Media eind 2009 gaan rondkijken naar een softwareleverancier die een Applicant Tracking System (ATS) kon leveren. Dit is een softwareapplicatie die de elektronische verwerking van de verschillende aspecten van werving mogelijk maakt en is vergelijkbaar met een Customer Relationship Management Systeem. De keuze viel op OTYS Recruiting Technology, specialist in ATS.

In november 2009 ging de uitgever live met de OTYS-oplossing. De initiële implementatie verliep snel en betrof standaardoplossingen, maar al gauw bleek dit te beperkt want er lag een veel specifiekere vraag: CV Service wil continu de mogelijkheid hebben om de kwaliteit en efficiëntie in het huidige werkproces te optimaliseren. Dit vroeg om veel overleg en accountmanagement waarbij de mensen van OTYS de opdracht kregen om kritisch naar het proces te kijken. De automatisering zoals die nu door OTYS is neergezet, is goed om het werkproces van de service van VNU Media te begeleiden. Martin Jellema, Director Business Marketing & Services bij VNU Media: ‘We zijn onze dienst juist in een tijd van economische crisis gestart om er uiteindelijk sterker uit te komen. Op het moment dat de markt weer aantrekt, gaat het hard. Mede dankzij een strak geautomatiseerd werkproces zijn we daar nu goed op voorbereid.’

Om in contact te treden met kandidaten gebruikt CV Service de telefoon, e-mail en sms. Deze laatste twee communicatiekanalen zijn aangesloten op één systeem, het ATS-systeem, dat draait op OTYS. Hierin worden profielen van kandidaten opgebouwd. De functie ‘kandidaat manager’ geeft een goed overzicht van alle kandidaten en hun historie. Daarnaast maakt de functie ‘vacature manager’ alle vacatures in het systeem van CV Service overzichtelijk. Jellema: ‘Je kunt met deze functies gemakkelijk en snel zoeken en dat is prettig als bijvoorbeeld een kandidaat belt. Je ziet in een oogopslag aan welke vacature de kandidaat is gekoppeld. We maken veelvuldig gebruik van gekoppelde mailings om het proces van de kandidaat te begeleiden.’ In het systeem worden statussen aan de procedure toegekend. Deze efficiënte werkwijze geeft goed inzicht in de status van de vacature en de bijbehorende kandidaten. ‘Bij de procedurestatussen is er een mogelijkheid om automatisch e-mails te verzenden. Dit helpt ons in het snel afhandelen van procedures. En de automatische velden die worden ingevuld (bedrijfsnaam, vacaturenaam, recruiternaam et cetera) schelen ons een hoop werk. Het kunnen koppelen van contactpersonen aan de vacature is zeer gebruiksvriendelijk, ook in het automatisch voorstellen van kandidaten in de mail, zowel formeel als informeel.’ Al deze tools maken onderdeel uit van de OTYS-functionaliteit en versoepelen en versnellen de processen van CV Service.

OTYS komt regelmatig met nieuwe functionaliteiten. Jellema waardeert deze innovatiedrang van OTYS: ‘OTYS is pragmatisch ingesteld, denkt veel met ons mee over de technische kant van het verhaal, luistert naar onze wensen en staat open voor suggesties. We vinden samen nieuwe manieren om met kandidaten te communiceren en klanten te voorzien van betere online wervingsmethoden. De mensen van OYTS zijn creatief met ideeën over hoe we de technische functies optimaal kunnen toepassen. En op onze vragen wordt ook niet direct gereageerd met: “Dat kost geld.” Het bedrijf komt vaak met innovatieve producten.’ Per nieuw product of innovatie bepaalt Jellema of deze wel of niet van waarde voor VNU Media is.

Klanten die gebruik maken van CV Service merken dat het vinden van kandidaten soepel verloopt dankzij de automatisering en zijn zeer te spreken over de heldere communicatie van VNU Media. Jellema: ‘Onze dienst straalt professionaliteit en kwaliteit uit en onze klanten zijn altijd op de hoogte van wat CV Service doet.’ De heldere communicatie is mede te danken aan een aantal functies die OTYS heeft ingevoerd. Zoals de cv-template, de sms-service en de diverse mail-templates die CV Service dagelijks gebruikt om kandidaten voor te stellen aan de opdrachtgever. ‘Deze vormen uitstekende kanalen voor gebruikers en zijn goed opgezet’, aldus Jellema. De laatste functie is het genormaliseerde sollicitatierapport dat CV Service doorstuurt naar de klant. Dit rapport heeft altijd dezelfde lay-out en is dus herkenbaar wanneer de klant het in zijn inbox ontvangt. Een statusupdate begeleidt altijd het sollicitatierapport. Hierin is terug te vinden hoeveel en welke kandidaten er al benaderd zijn, wat ze verder kunnen verwachten van CV Service en van de klant. Ook de einduitkomsten, de uiteindelijke sollicitanten, worden op een duidelijke manier gepresenteerd

Met CV Service onderscheidt VNU Media zich van concurrenten, zoals Monsterboard, de Volkskrant, Telegraaf Media Groep en Wegener. De service maakt op een nieuwe manier, voor meer klanten het totale bereik toegankelijk. ‘Met onze service hebben we een juiste snaar geraakt bij de klanten. We helpen op deze manier het bereik voor klanten te ontsluiten. Zij kunnen gebruik maken van duizenden cv’s. Hiermee hebben we al veel nieuwe klanten binnen gehaald en worden er veel herhaalaankopen gedaan.’

VNU Media verwacht in de toekomst op dezelfde manier gebruik te maken van de technologie van OTYS. En wanneer het bedrijf zijn dienstenportfolio nog verder gaat uitbreiden, zullen ze zeker weer gebruik maken van de mogelijkheden en kennis van OTYS Recruiting Technology om deze diensten te automatiseren.

www.vnumediaservices.nl