Transavia.com maakt succesvolle match bij Vliegdienst met recruitmentsysteem
Transavia.com, de grootste low cost low faire luchtvaartmaatschappij van Nederland, gebruikt de OTYS applicatie om de afdeling HRM digitaal te begeleiden en te monitoren tijdens het sollicitatieproces. Via de website www.pilotattransavia.com kunnen geïnteresseerden solliciteren op een functie in de cockpit. Daarnaast kunnen zij hun profiel aanpassen, zodat transavia.com altijd over de meest actuele gegevens van geïnteresseerde vliegers beschikt. En op basis daarvan de meest geschikte kandidaten kan selecteren.
Vóór OTYS werkte transavia.com met WESCO – een intern systeem voor werving en selectie. Dit was een database in combinatie met Excel documenten. In de loop der tijd bleek dit systeem zeer arbeidsintensief te zijn. Doordat een goede matchingsfunctie ontbrak, was het niet mogelijk goede kandidaten te selecteren. “Met WESCO kreeg je wel resultaten, maar kon je niet doorklikken om te zien waaróm die kandidaat paste op de functie. Per kandidaat moest je dus alsnog op zoek gaan naar het papieren dossier.” zegt Ilja Baaijens, Projectmanager van het team voor de OTYS implementatie bij Transavia. “En mailen was niet mogelijk. We deden nog veel per post. Het bijhouden van de correspondentie was een dagtaak op zich.”
Vliegdiensten trapt af
Net als de mappen met CV’s, lag ook OTYS op de plank bij Transavia. Ooit ingekocht door een interim recruiter, maar nooit uitgerold. “Het inrichten van het systeem leek voor de grondvacatures relatief veel werk. De kosten-batenanalyse was voor die afdeling nog niet geheel duidelijk.” Maar toen de P&O manager van de vliegdienst, Elise Hop, het systeem echter zag was zij snel overtuigd van de waarde. “Vliegdiensten is een specifieke tak. Voor vliegers zijn veel vereisten. Vlieguren, keuringen, brevetten. Dit per sollicitant bijhouden vereist een hele administratie. De mogelijkheden van OTYS konden hier zeker winst opleveren.”
Na een nieuwe demo van de mogelijkheden van OTYS werd binnen transavia.com een projectteam samengesteld. Door interactieve sessies met een consultant van OTYS werd gaandeweg besloten wat de beste inrichting zou zijn. Hop: “De OTYS consultant kon door zijn pakketkennis een vertaalslag van functionaliteiten naar voordelen voor ons maken. Zo zijn we in staat geweest om gezamenlijk binnen de OTYS standaard een inrichting voor transavia.com specifiek neer te leggen.” Zonder maatwerk werd het systeem ingericht. Door de flexibiliteit in de OTYS inrichting, was het mogelijk om de complexe vragenlijsten die vliegdiensten hanteert, te implementeren zonder het systeem om te bouwen. “Vliegers zijn heel gedreven in het bijhouden van hun gegevens. Daardoor hebben wij inmiddels een kwalitatief goede database. Omdat er veel aanbod is en niet altijd veel vraag, is het belangrijk dat we een kwalitatief goede match kunnen maken.”
Snelle implementatie
De implementatie van OTYS was in drie maanden een feit: van de eerste demo tot de livegang van de site met het ingerichte systeem. Transavia.com koos er bewust voor om eerst een pilot in te gaan. De combinatie daarvan met training-on-the-job van de medewerkers, zorgde voor een snelle ingebruikname van het systeem. Het project werd afgerond met een opschoonactie: alle kandidaten uit de database kregen per mail het verzoek hun gegevens aan te vullen. Hop vertelt: “Van onze 1500 ‘stille’ kandidaten in de database, hebben in drie maanden al 500 kandidaten hun gegevens geactualiseerd. Onze database is kwalitatief veel sterker geworden.”
Efficiënter werken
De belangrijkste voordelen voor transavia.com worden behaald door het efficiënter werken. Zo is er nu de mogelijkheid om de kandidaatgegevens up to date te houden in de database. Ook zijn kandidaten direct per mail met persoonlijke aanhef te benaderen. Ook het digitale dossier waarin alle correspondentie te zien is, is voor Hop een verademing: “Het hele werving & selectieproces binnen vliegdienst is verbeterd. We hebben vooral de afdeling personeelsadministratie blij gemaakt door de digitalisering van hun processen!”
Ook in de kwaliteit van werving merkt Hop al verschil: “Door de inefficiëntie gebeurde het wel eens dat kandidaten waarvan we het proces al eens doorlopen hadden, bovenop de plank kwamen te liggen. Zodat we die bij een volgende ronde snel weer konden bekijken. Nu gaan we uit van de beste match en worden alle kandidaten in de selectie meegenomen. Zo heb je een veel objectievere eerste ronde: met betere resultaten.” Ook op de bedrijfsvoering van transavia.com heeft het inzetten van OTYS impact. Vliegdienst heeft een beter overzicht op wat er is aangeboden en het management ziet het scoringspercentage per vacature: wat blijft er over per ronde. Door die analyse wordt de leercurve van het recruitmentsproces binnen transavia.com uitgebreid.
Enthousiasme
Hop besluit: “Waar we voorheen opzagen tegen een nieuwe wervingsronde, is nu iedereen vol enthousiasme. We kunnen niet wachten tot we een nieuwe wervingsronde mogen ingaan!”
Over transavia.com
Transavia.com biedt scherp geprijsd luchtvervoer (charter en lijndienst) naar ruim 90 bestemmingen in Europa en Noord-Afrika. Per jaar vervoert ze 5,5 miljoen passagiers. Transavia.com is marktleider in chartervervoer en won in 2008 de prijzen “Beste Lowcost maatschappij en Beste Chartermaatschappij”. Daarnaast bieden ze diverse reisgerelateerde producten aan. Transavia.com is inmiddels de grootste webwinkel van Nederland. Sinds medio 2007 voert transavia.com vluchten uit vanuit Parijs en in het voorjaar van 2009 is transavia.com Denmark geopend in Denemarken.
www.pilotattransavia.com
Terug naar OTYS Referenties?
“OTYS stelt ons in staat om professioneel maar ook persoonlijk te communiceren”
Elise Hop
P&O Manager vliegdienst transavia.com
Aantal vestigingen: Drie: in Nederland, Frankrijk en Denemarken.
Aantal medewerkers: Dit is seizoensgebonden, in totaal variërend rond 1800. Specifiek bij vliegdiensten: ongeveer 500 vliegers
Aantal vacatures: Dit varieert, bij vliegdienst zijn het langere termijnbanen; het kan tussen de nul en 50 zijn op jaarbasis.
Aantal recruiters: Twee, plus één ondersteunend. Vliegdienst vormt bij wervingsrondes een wervingscommissie.
OTYS